Nesta pequena apostila vamos mostrar como trabalhar com algumas funções do excel, esta ferramenta poderosa que faz parte do MS Office.
Não vamos aqui aprender Excel em poucas palavras e poucos exemplos. Esta mini apostila tem como objetivo ensinar montar uma planilha e inserir as fórmulas adequadas. É destinada às pessoas que tem algum conhecimento, ou pelo menos noções, e não aquelas pessoas que são iniciantes, ou que nunca viram de alguma forma uma tela do Excel. Quanto a esses, sugiro que procure uma escola, ou compre um livro, já que existem vários guias autorizados pela Microsoft, ou entre em contato, caso seja morador da cidade de São Paulo, e assim, faremos um treinamento de nível avançado. Como começar:
Em primeiro lugar você já deve saber que o Excel é uma ferramenta poderosa que dar a condição de se trabalhar com planilhas eletrônicas, ou seja, com funções, que dispensam o uso da calculadora. Além disso, facilita muito na atualização dos dados, que devem ser salvos em pastas de trabalho. Para isso, deve-se salvar sempre um documento quando ele for iniciado, dando-lhe um nome relacionado ao seu conteúdo para facilitar o acesso quando o usuário precisar atualizar, imprimir uma cópia, etc.
Todos os arquivos salvos com a extensão.XLS criados no Excel são chamados: pasta de trabalho. Cada uma delas, deve ter um relatório como: tabela de preços, uma planilha de controle de estoque, ou controle financeiro e assim por diante. Mas todos sabem que uma planilha de Excel para estar completa, tem que conter alguma fórmula que faça do mais simples ao mais complexo dos cálculos.E é exatamente isso que vamos ver a partir de agora.
Uma planilha de Excel e composta por Linhas que são identificadas verticalmente por números e Colunas que são indicadas horizontalmente por letras.
Vamos começar com uma demonstração bem simples que é o princípio de um trabalho, e o mais básico que se pode imaginar.
Digamos que você tem um estoque de produtos com três itens diferentes e quer saber o valor total de seus produtos.
Sem fazer muito esforço, é possível montar uma planilha colocando na primeira coluna o nome ou modelo do produto; na segunda coluna a quantidade; na terceira coluna o preço unitário e finalmente na quarta coluna colocar o preço total, ou subtotal, pois no final da tabela, ou seja, na última linha é necessário inserir o total geral.
Abra o Excel e digite os valores somente nas colunas A, B e C, com suas respectivas linhas, como mostra na figura [1], e na coluna D, na linha 2 digite a fórmula: =C2*B2 e tente copiar para as células inferiores
Para copiar o conteúdo de uma célula para outra, selecione a célula que deseja copiar, posicione o cursor do mouse sobre o canto inferior direito da célula selecionada. Quando o cursor estiver no formato de um sinal de + (mais), clique e arraste sobre a outra(s) célula(s) e solte em seguida.
 figura [1] | Se você digitou os mesmos valores que constam na figura em suas respectivas linha e colunas, os resultados da coluna subtotal deverão estar de acordo também com os da figura [1], caso contrário, você não digitou a fórmula corretamente. Tente encontrar o erro digitando novamente os valores e a fórmula. Não conseguindo visualizar a figura, tente fazer uma tabelinha e digite a fórmula. |
- Na linha 5 da coluna A, digite TOTAL... Selecione esta mesma linha nas colunas C e D, clique na ferramenta MESCLAR CENTRALIZAR que se encontra na barra de ferramenta. Desta forma, as células C5 e D5 se unificarão formando apenas uma célula.
- Para visualizar as ferramentas, passe o mouse sobre de cada uma delas.
- Coloque uma cor cinza e em negrito
Para colocar um formato moeda, clique no menu Formatar, no sub menu, clique em Célula, na caixa de diálogo selecione a guia Número e em Categoria selecione a opção Contábil, em Casas decimais escolha o número (o padrão é 2) e finalmente em Símbolo selecione o símbolo da moeda de sua preferência. Neste caso, o R$.
Agora na linha de cor cinza que você escolheu para o item TOTAL... Digite a seguinte fórmula: =SOMA(D2:D4) o resultado tem que estar de acordo com o da ilustração acima.
Pronto. Você aprendeu as duas funções básicas do Excel.
Queremos ressaltar que estas mesmas funções funcionam com subtração e divisão, e que todas as operações podem ser inseridas dentro de uma só fórmula. Exemplo: Temos na célula A1 o valor 50 e na célula A2 inserimos a fórmula =(A1*2/10)+10-5 o resultado será =15
Se quiser tirar alguma dúvida, faça com uma calculadora e verá que o resultado é o mesmo.
Lembramos ainda que sua planilha pode ser mínima ou extensa conforme sua necessidade. Para isso o excel 2000 tem exatamente 65536 linhas e 625 colunas.
Agora, vamos aprender outras funções.
- MÉDIA- Retorna a média aritmética dos argumentos.
- Sintaxe
- MÉDIA(Valor2;Valor2; ...)
- Valor1; Valor2; são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais você deseja obter a média. Os argumentos devem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números.
- Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, células com o valor nulo serão incluídos.
- Se por acaso você desativou a caixa de seleção exibir valor zero que se encontra no menu Ferramenta, Opções as células vazias não serão contadas.
Exemplos
Se o intervalo das células A1 até A5 estiverem preenchidas com algum valor que vai de 0 (Zero) até ... (infinito) a fórmula calcula os valores e divide pela contagem das células dentro do intervalo e ficaria a fórmula a seguir: =MÉDIA(A1:A5) é igual a SOMA(A1:A5)/CONTAGEM NUMÉRICA(A1:A5)Você tem uma meta a atingir com vendas de alguns produtos, então digite os valores dentro de uma planilha como mostra na figura [2].
Como você já sabe aplicar as formatações, tente fazer o layout exatamente como mostra a ilustração a seguir. Se não conseguir, não tem problema só procure inserir os valores iguais e nas mesmas células de referências.
Na coluna F, na célula F3 insira a fórmula =MEDIA(C3:E3) o resultado terá que ser o mesmo da ilustração. Copie a fórmula para as células inferiores.
Figura [2]
Caso tenha conseguido fazer este exercício até aqui, e não tem dúvidas quanto a essas fórmulas, entre no assistente de ajuda do Office e veja algumas fórmulas semelhantes as que você já aprendeu, e procure praticar nas planilhas que você criou, porque a partir de agora veremos outras mais complexas que exigem maior atenção.
Até aqui, estudamos algumas funções de matemática e estatística, agora veremos algumas do sistema financeiro. São as mais simples, mas deixam o aprendiz entusiasmado e com muita vontade de conhecer profundamente o mundo da matemática financeira, pois se trata de questões do nosso dia-dia.
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