FORMULAS DO EXCEL

MAIS DICAS PRA VOCÊ

Se você precisa controlar a quantidade de dias úteis de um determinado mês, se quer calcular a quantidade de horas que você trabalhou em Janeiro, ou mesmo se você quer controlar quantas horas passa na frente da televisão, o Excel 2007 dispõe das fórmulas que calculam datas, para que você possa controlar mais facilmente o tempo, sem precisar fazer cálculos manuais — que poderiam gerar erros.
Neste artigo, mostraremos a você alguns exemplos de como utilizar as datas e suas fórmulas, de maneira que você tenha menos trabalho no gerenciamento e análise de planilhas com esse tipo de dado. A princípio, as fórmulas podem parecer complicadas, mas quando você entender o que cada uma faz, provavelmente conseguirá inventar suas próprias maneiras de trabalhar.
Todas as fórmulas de data e hora estão disponíveis para consulta na categoria correspondente do Excel. Para acessá-las, clique no botão “Fx”, que fica localizado na barra de fórmulas, conforme imagem abaixo.

*ATENÇÃO: não se esqueça de sempre formatar as células que conterão datas, como datas, pois se não fizer isso, as fórmulas poderão gerar resultados ou mensagens com erro.

Diferença entre duas datas

Em dias
Uma das tarefas mais comuns no cálculo de datas é o que determina o número de dias, meses ou anos entre duas datas digitadas por você. O método mais simples para isso é utilizar o operador matemático de subtração, formatando como número a célula que conterá o resultado do cálculo. No exemplo abaixo, o objetivo era descobrir quantos dias se passaram desde o dia 12 de fevereiro de 1983 até o dia 12 de fevereiro de 2009.

Repare que, no exemplo acima, não foi necessário utilizar uma fórmula complexa para o cálculo de dias vividos, pois por padrão o Excel interpreta que o resultado desejado para essa fórmula é o número de dias. Para calcular o número de meses e anos, no entanto, será necessária a utilização de fórmulas específicas para esse fim.
*Não se esqueça de formatar corretamente as células onde existem datas e as células onde serão mostrados números, pois formatações incorretas farão o cálculo certo, mas mostrarão o resultado no formato errado.
Ao invés de preenchermos uma data determinada para a final, podemos utilizar uma variação, fazendo com que o Excel descubra seu tempo de vida até a data atual. Ou seja, cada vez que um dia passar, o programa executará o cálculo novamente, incrementando um dia ao resultado. O exemplo abaixo foi realizado no dia 10 de fevereiro de 2009.

Em meses
A fórmula para cálculo do número de meses é a mais complexa, mas necessária, pois o Excel não consegue simplesmente fazer a subtração como na fórmula anterior, por se tratarem de anos diferentes. A fórmula “=MÊS(B2)-MÊS(A2)” só pode ser usada para meses do mesmo ano. Assim, para sabermos quantos meses uma pessoa nascida em 10 de fevereiro de 1983 já viveu, faremos o cálculo conforme a imagem abaixo.

Em anos
O número de anos vividos por uma pessoa pode ser facilmente calculado, pois sua fórmula é uma simples subtração entre o ano final e o ano de nascimento. A fórmula é “=ANO(Célula que contém a data final)-ANO(Célular que contém a data de nascimento)”. Veja abaixo um exemplo de sua aplicação.

Dias úteis
Saber quantos dias úteis há em um período de tempo é particularmente útil para escritórios que precisam descobrir o número de dias a serem trabalhados em determinado mês e, com o resultado, calcular o número de vales-transporte que cada funcionário deverá receber naquele mês. A imagem abaixo ilustra como deverá ser feita a fórmula.

Repare que a fórmula utilizada exclui do cálculo os sábados e os domingos, o que elimina a necessidade de fazê-lo manualmente. Você só precisa retirar manualmente do cálculo os feriados, incluindo-os no último campo da fórmula — no exemplo acima, utilizamos as células B3, até B5 para indicar os feriados. Portanto, na fórmula deve ser digitado o intervalo “B3:B5” na última parte.
*A fórmula “DIATRABALHOTOTAL” também funciona para meses e anos diferentes. Por exemplo, você pode utilizá-la para verificar quantos dias você trabalhou, desde a sua admissão na empresa até a data atual.

Diferença entre horas

No mesmo dia
Você pode precisar saber o número exato de horas, minutos e até segundos que gastou em certa atividade. Fórmulas para cálculos básicos de tempo são tão fáceis como fazer contas de subtração (até porque é justamente isso que elas fazem). Digamos que você precise fazer uma medição de quanto tempo demorou na manutenção de um computador, para poder mandar a conta para o dono. A imagem abaixo mostra o cálculo que deverá ser realizado.

*Não se esqueça de formatar a célula corretamente, pois formatos errados poderão gerar distorções na exibição dos resultados.
Contar os segundos pode ser um exagero. Se você preferir, pode fazer uma medição menos precisa, eliminando os segundos do resultado, mas mantendo nas células originais, para seu próprio controle. Basta que você clique com o botão direito do mouse sobre a célula que contém o resultado (em nosso caso, a célula B4), depois em “Formatar Células”. Na tela que se abrirá, clique no segundo formato de hora disponível e dê OK. Pronto!
Em dias diferentes
Algumas pessoas trabalham em turnos de 12 ou 24 horas, para depois folgarem 24 ou 36 horas. Porém, o início da jornada de trabalho pode não ser no mesmo dia, pois seu horário de entrada é às 19 horas e o de saída às 19 do dia seguinte. Para fazer esse cálculo, é preciso que você formate as células que contém os dados, utilizando o último tipo de hora que consta na lista de formatos.

Viu como é simples?
Agora é a sua vez
É possível utilizar em conjunto as fórmulas de data e hora, bem como formatar as células da planilha para que mostrem a data e hora que você deseja, da forma como você preferir. Basta que você combine as várias formas de cálculo e exibição.