Facilite sua vida com 15 truques do Word 2003
O Word — popular processador de textos da Microsoft — conta com atalhos não-documentados, comandos escondidos e uma infinidade de possibilidades de personalização. Nem todos esses comandos estão nos manuais do programa, o que os torna ainda mais interessantes. Nesta reportagem selecionamos 15 dicas para o Microsoft Word 2003 Com estas dicas você poderá trabalhar mais rapidamente em seus documentos e melhorar seus textos com recursos adicionais.
1) Fontes na medida
Existe uma maneira simples de aumentar ou reduzir a fonte do seu documento sem usar o mouse e a barra de ferramentas. Para aumentar a fonte, basta usar a combinação Ctrl + Shift + >. Já para diminuir, é só fazer o inverso, ou seja, Ctrl + Shift + <.
2) Botão na barra
Algumas pessoas precisam de recursos que nem sempre estão na barra de ferramentas. Por exemplo, suponha que você use com freqüência a função contar caracteres do Word. Para adicionar um atalho para ela, clique em Ferramentas e selecione Personalizar. Em seguida, clique na aba Comandos, escolha Reorganizar Comandos e marque a opção Barra de Ferramentas. Com a opção Padrão selecionada, clique em Adicionar. Agora é só escolher o comando que irá incluir. A opção de contar palavras está em Ferramentas, Contar Palavras. Clique em OK e o botão aparecerá na barra de ferramentas.
3) Símbolo instantâneo
Todo mundo sabe que para fazer aquela bolinha de 1º, 2º e assim por diante é preciso pressionar a combinação de teclas ALT + 167 do teclado numérico. Se você usa um desktop, sem problemas. No entanto, isso costuma ser uma chateação quando estamos trabalhando num notebook, que não tem teclado numérico. Para criar um atalho para esse ou qualquer outro símbolo, clique em Inserir e escolha Símbolo. Agora selecione o símbolo desejado (os símbolos º e ª, por exemplo, estão no grupo Latim-1). Ao lado do botão Tecla de Atalho aparece uma opção de atalho. Quer criar um novo caminho? Clique em Tecla de Atalho. Agora, é só digitar uma nova combinação de teclas para o seu símbolo, tomando cuidado para não substituir umatalho já existente.
1) Fontes na medida
Existe uma maneira simples de aumentar ou reduzir a fonte do seu documento sem usar o mouse e a barra de ferramentas. Para aumentar a fonte, basta usar a combinação Ctrl + Shift + >. Já para diminuir, é só fazer o inverso, ou seja, Ctrl + Shift + <.
2) Botão na barra
Algumas pessoas precisam de recursos que nem sempre estão na barra de ferramentas. Por exemplo, suponha que você use com freqüência a função contar caracteres do Word. Para adicionar um atalho para ela, clique em Ferramentas e selecione Personalizar. Em seguida, clique na aba Comandos, escolha Reorganizar Comandos e marque a opção Barra de Ferramentas. Com a opção Padrão selecionada, clique em Adicionar. Agora é só escolher o comando que irá incluir. A opção de contar palavras está em Ferramentas, Contar Palavras. Clique em OK e o botão aparecerá na barra de ferramentas.
3) Símbolo instantâneo
Todo mundo sabe que para fazer aquela bolinha de 1º, 2º e assim por diante é preciso pressionar a combinação de teclas ALT + 167 do teclado numérico. Se você usa um desktop, sem problemas. No entanto, isso costuma ser uma chateação quando estamos trabalhando num notebook, que não tem teclado numérico. Para criar um atalho para esse ou qualquer outro símbolo, clique em Inserir e escolha Símbolo. Agora selecione o símbolo desejado (os símbolos º e ª, por exemplo, estão no grupo Latim-1). Ao lado do botão Tecla de Atalho aparece uma opção de atalho. Quer criar um novo caminho? Clique em Tecla de Atalho. Agora, é só digitar uma nova combinação de teclas para o seu símbolo, tomando cuidado para não substituir umatalho já existente.
4) Liquidação de quebras
Você já deve ter recebido um texto exportado de outro programa cheio de quebras de linha em lugares errados. Para casos como esse você tem duas opções: ou gasta seus dedos excluindo as quebras manualmente ou faz isso de uma só vez. É claro que você vai ficar com a segunda opção. Clique em Editar > Substituir e na caixa Localizar digite ^l (acento circunflexo seguido por um L minúsculo). Deixe o campo Substituir Por em branco e mande substituir. O Word irá remover todas as quebras de linha manuais do documento. Além desta combinação há diversas outras. A combinação ^p, por exemplo, serve para retirar as marcas de parágrafo, enquanto ^t indica tabulação.
5) Marca-texto à mão
Uma função bastante usada no Word é o marca-texto. Porém, a única forma de acessar esse comando é pela barra de ferramentas. Para facilitar as coisas, vamos criar um atalho para essa função. Clique em Ferramentas e escolha Personalizar. Depois clique na guia Barra de Ferramentas, pressione o botão Teclado, que aparece embaixo da janela, e localize a opção desejada na lista. O marca-texto, por exemplo, está em Todos os Comandos/Realce. Agora é só digitar um novo atalho no campo Pressione a Nova Tecla de Atalho. Uma boa opção para o marca-texto é a tecla F11, que não é usada no Word. Clique em Atribuir e a operação é concluída.
6) Texto-modelo
Existe um comando escondido no Word 2003 que possibilita criar um texto-modelo sem usar dezenas de vezes os comandos copiar e colar. Tudo o que você tem a fazer é, a qualquer momento, iniciar um novo parágrafo digitando a seqüência =rand(x,y). No lugar de x coloque o número de parágrafos que deseja criar. Substitua o y pelo número de frases que quer inserir em cada parágrafo. Pressione a tecla Enter. Seu documento será preenchido pela frase “A ligeira raposa marrom ataca o cão preguiçoso”, que, apenas por curiosidade, é a tradução de “The quick brown fox jumps over the lazy dog”, expressão que utiliza todas as letras do idioma inglês.
Você já deve ter recebido um texto exportado de outro programa cheio de quebras de linha em lugares errados. Para casos como esse você tem duas opções: ou gasta seus dedos excluindo as quebras manualmente ou faz isso de uma só vez. É claro que você vai ficar com a segunda opção. Clique em Editar > Substituir e na caixa Localizar digite ^l (acento circunflexo seguido por um L minúsculo). Deixe o campo Substituir Por em branco e mande substituir. O Word irá remover todas as quebras de linha manuais do documento. Além desta combinação há diversas outras. A combinação ^p, por exemplo, serve para retirar as marcas de parágrafo, enquanto ^t indica tabulação.
5) Marca-texto à mão
Uma função bastante usada no Word é o marca-texto. Porém, a única forma de acessar esse comando é pela barra de ferramentas. Para facilitar as coisas, vamos criar um atalho para essa função. Clique em Ferramentas e escolha Personalizar. Depois clique na guia Barra de Ferramentas, pressione o botão Teclado, que aparece embaixo da janela, e localize a opção desejada na lista. O marca-texto, por exemplo, está em Todos os Comandos/Realce. Agora é só digitar um novo atalho no campo Pressione a Nova Tecla de Atalho. Uma boa opção para o marca-texto é a tecla F11, que não é usada no Word. Clique em Atribuir e a operação é concluída.
6) Texto-modelo
Existe um comando escondido no Word 2003 que possibilita criar um texto-modelo sem usar dezenas de vezes os comandos copiar e colar. Tudo o que você tem a fazer é, a qualquer momento, iniciar um novo parágrafo digitando a seqüência =rand(x,y). No lugar de x coloque o número de parágrafos que deseja criar. Substitua o y pelo número de frases que quer inserir em cada parágrafo. Pressione a tecla Enter. Seu documento será preenchido pela frase “A ligeira raposa marrom ataca o cão preguiçoso”, que, apenas por curiosidade, é a tradução de “The quick brown fox jumps over the lazy dog”, expressão que utiliza todas as letras do idioma inglês.
7) Arquivo de versões
Se você está em dúvida sobre qual das 22 versões do seu texto está melhor e quer passar a árdua tarefa de escolha para o seu chefe, saiba que não é preciso encher a caixa de e-mail dele com um monte de arquivos. O Word conta com um recurso que arquiva diferentes versões do mesmo texto num único documento. Para aproveitar o recurso, clique em Arquivo e escolha Versões. Pressione o botão Salvar Agora e entre com um comentário. É possível armazenar quantas versões quiser dentro do mesmo arquivo. Depois, quando seu chefe receber o texto, é só ele acionar o mesmo atalho (Arquivo > Versões) e clicar na versão que quer visualizar.
8) Digrama de Venn
O Microsoft Word 2003 conta com uma excelente função para criar diagramas de Venn, aquele conjunto de círculos sobrepostos muito usado em relatórios. Para adicionar um diagrama de Venn em seus textos, clique em Inserir> Diagrama e selecione o símbolo do diagrama de Venn. Pressione OK e inclua novos círculos escolhendo a opção Inserir Forma. Use a opção Clique Para Adicionar Texto para acrescentar textos a cada círculo individual e pronto: em poucos segundos você criou seu diagrama de Venn.
9) Macro expressa
Suponha que você queira repetir a mesma sequência de comandos muitas vezes. Essa tarefa pode ser automatizada com certa facilidade se você criar uma macro no Word. Clique em Ferramentas > Macro e escolha Gravar Nova Macro. Dê um nome qualquer para a macro e clique em OK. Agora é só realizar a sequência de comandos uma única vez enquanto o símbolo do gravador permanece na tela. Quando terminar, clique em OK para que a macro seja gravada. Para executá-la, clique em Ferramentas > Macro e selecione Macros. Escolha sua macro na lista e acione o botão Executar.
Se você está em dúvida sobre qual das 22 versões do seu texto está melhor e quer passar a árdua tarefa de escolha para o seu chefe, saiba que não é preciso encher a caixa de e-mail dele com um monte de arquivos. O Word conta com um recurso que arquiva diferentes versões do mesmo texto num único documento. Para aproveitar o recurso, clique em Arquivo e escolha Versões. Pressione o botão Salvar Agora e entre com um comentário. É possível armazenar quantas versões quiser dentro do mesmo arquivo. Depois, quando seu chefe receber o texto, é só ele acionar o mesmo atalho (Arquivo > Versões) e clicar na versão que quer visualizar.
8) Digrama de Venn
O Microsoft Word 2003 conta com uma excelente função para criar diagramas de Venn, aquele conjunto de círculos sobrepostos muito usado em relatórios. Para adicionar um diagrama de Venn em seus textos, clique em Inserir> Diagrama e selecione o símbolo do diagrama de Venn. Pressione OK e inclua novos círculos escolhendo a opção Inserir Forma. Use a opção Clique Para Adicionar Texto para acrescentar textos a cada círculo individual e pronto: em poucos segundos você criou seu diagrama de Venn.
9) Macro expressa
Suponha que você queira repetir a mesma sequência de comandos muitas vezes. Essa tarefa pode ser automatizada com certa facilidade se você criar uma macro no Word. Clique em Ferramentas > Macro e escolha Gravar Nova Macro. Dê um nome qualquer para a macro e clique em OK. Agora é só realizar a sequência de comandos uma única vez enquanto o símbolo do gravador permanece na tela. Quando terminar, clique em OK para que a macro seja gravada. Para executá-la, clique em Ferramentas > Macro e selecione Macros. Escolha sua macro na lista e acione o botão Executar.
10) Extrator de formatação
Existe uma forma de remover a formatação de um texto do Word usando apenas dois atalhos. A primeira coisa a fazer é selecionar todo o seu texto pressionando a combinação de teclas Ctrl + T e, em seguida, remover a formatação usando a combinação Ctrl + barra de espaço.
11) Seleção em retalhos
Você provavelmente já selecionou vários arquivos do Windows de uma só vez mantendo a tecla Ctrl pressionada enquanto clicava sobre eles. Saiba que esse recurso também vale para o Word. Se você mantiver a tecla Ctrl pressionada enquanto faz a seleção, é possível selecionar diferentes trechos de um documento de uma só vez. Depois você pode mudar a fonte, a cor ou a formatação da maneira que desejar.
12) Ordem na impressão
Dependendo do modelo da sua impressora, é possível que as páginas de um documento sejam impressas ao contrário, ou seja, a primeira página ficará no final da pilha. Uma saída simples para essa situação é configurar o documento para imprimir na ordem inversa. Clique em Arquivo > Imprimir > Opções e marque a opção Ordem Inversa. Ao fazer isso seu documento será impresso de trás para frente.
Existe uma forma de remover a formatação de um texto do Word usando apenas dois atalhos. A primeira coisa a fazer é selecionar todo o seu texto pressionando a combinação de teclas Ctrl + T e, em seguida, remover a formatação usando a combinação Ctrl + barra de espaço.
11) Seleção em retalhos
Você provavelmente já selecionou vários arquivos do Windows de uma só vez mantendo a tecla Ctrl pressionada enquanto clicava sobre eles. Saiba que esse recurso também vale para o Word. Se você mantiver a tecla Ctrl pressionada enquanto faz a seleção, é possível selecionar diferentes trechos de um documento de uma só vez. Depois você pode mudar a fonte, a cor ou a formatação da maneira que desejar.
12) Ordem na impressão
Dependendo do modelo da sua impressora, é possível que as páginas de um documento sejam impressas ao contrário, ou seja, a primeira página ficará no final da pilha. Uma saída simples para essa situação é configurar o documento para imprimir na ordem inversa. Clique em Arquivo > Imprimir > Opções e marque a opção Ordem Inversa. Ao fazer isso seu documento será impresso de trás para frente.
13) Links da Web
Sempre que um link da web aparece nos seus documentos é necessário usar Ctrl e clicar no link para acessá-lo. Existe uma forma de simplificar este trabalho. Clique em Ferramentas > Opções e acesse a guia Editar. Desmarque a opção Clicar com a Tecla CTRL Pressionada para Visitar o Hiperlink e pronto: basta um clique para ativar o link. Lembre-se apenas de que essa é uma configuração do Word, e não do documento. Ao enviá-lo para outro PC, a configuração desaparece.
14) De volta ao ponto
Quando estamos trabalhando num documento, é bastante comum o uso da barra de rolagem para pesquisar trechos do mesmo texto. O difícil é lembrar o local exato onde estávamos trabalhando antes da pesquisa. Para retornar ao último trecho editado do documento, use a combinação de teclas Shift + F5. Se você usar a combinação novamente, irá para a penúltima modificação, e assim por diante. Esse comando é uma ajuda e tanto em documentos grandes.
15) Modifique os estilos
Os estilos do Word — como Título 1, Título 2 etc. — usam padrões de formatação predefinidos. Para modificá-los clique em Formatar, escolha Estilos e Formatação e, no painel que aparecerá à direita, clique com o botão direito sobre o estilo a ser alterado. Escolha Modificar e defina um novo formato. Marque a opção Atualizar Automaticamente e clique em OK. Isto irá atualizar o documento.
Sempre que um link da web aparece nos seus documentos é necessário usar Ctrl e clicar no link para acessá-lo. Existe uma forma de simplificar este trabalho. Clique em Ferramentas > Opções e acesse a guia Editar. Desmarque a opção Clicar com a Tecla CTRL Pressionada para Visitar o Hiperlink e pronto: basta um clique para ativar o link. Lembre-se apenas de que essa é uma configuração do Word, e não do documento. Ao enviá-lo para outro PC, a configuração desaparece.
14) De volta ao ponto
Quando estamos trabalhando num documento, é bastante comum o uso da barra de rolagem para pesquisar trechos do mesmo texto. O difícil é lembrar o local exato onde estávamos trabalhando antes da pesquisa. Para retornar ao último trecho editado do documento, use a combinação de teclas Shift + F5. Se você usar a combinação novamente, irá para a penúltima modificação, e assim por diante. Esse comando é uma ajuda e tanto em documentos grandes.
15) Modifique os estilos
Os estilos do Word — como Título 1, Título 2 etc. — usam padrões de formatação predefinidos. Para modificá-los clique em Formatar, escolha Estilos e Formatação e, no painel que aparecerá à direita, clique com o botão direito sobre o estilo a ser alterado. Escolha Modificar e defina um novo formato. Marque a opção Atualizar Automaticamente e clique em OK. Isto irá atualizar o documento.
